Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Waterschap Hollandse Delta

Archiefverordening waterschap Hollandse Delta 2013

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie Waterschap Hollandse Delta
Organisatietype Waterschap
Officiële naam regeling Archiefverordening waterschap Hollandse Delta 2013
Citeertitel Archiefverordening waterschap Hollandse Delta 2013
Vastgesteld door algemeen bestuur
Onderwerp bestuur en recht
Eigen onderwerp bestuur – waterschappen

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Archiefverordening Waterschap Hollandse Delta 2005.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Archiefwet 1995, art. 35, lid 1
  2. Archiefwet 1995, art. 36
  3. Archiefwet 1995, art. 37, lid 2

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

07-12-2013 nieuwe regeling

28-11-2013

Waterschapsblad, 3628

B 1304192
30-11-2006 01-01-2005 07-12-2013 nieuwe regeling

30-11-2006

Onbekend

B0601345

Tekst van de regeling

Intitulé

Archiefverordening waterschap Hollandse Delta 2013

 

 

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1  

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • 1.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • 2.

    waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

  • 3.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet door de verenigde vergadering aangewezen archiefbewaarplaats;

  • 4.

    de archivaris: de archivaris van de gemeente Rotterdam;

  • 5.

    archiefruimte: ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • 6.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • 7.

    beheereenheid: een door het college van dijkgraaf en heemraden als zodanig aan te wijzen organisatie‑onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

  • 8.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

  • 9.

    ordeningssysteem: systeem van ordenen van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief.

Hoofdstuk II. Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats

Artikel 2  

Als archiefbewaarplaats van het waterschap wordt aangewezen de als zodanig aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam aan de Hofdijk no. 651 te Rotterdam.

Hoofdstuk III. De zorg van het college van dijkgraaf en heemraden voor de archiefbescheiden

Artikel 3  

Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4  

Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s) van deze ruimte(n).

Artikel 5  

Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchief-bescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6  

  • 1.

    Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze aangenomen kan worden dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

     

Artikel 7  

Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8  

Het college van dijkgraaf en heemraden stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 9  

Het college van dijkgraaf en heemraden doet eenmaal per jaar aan de verenigde vergadering verslag over hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het college van dijkgraaf en heemraden legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV. Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 10  

De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, volgens de voorwaarden gesteld in een daartoe met het bestuur van de gemeente Rotterdam gesloten overeenkomst.

Artikel 11  

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van het waterschap en hij verstrekt daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen volgens de voorwaarden gesteld in een daartoe met het bestuur van de gemeente Rotterdam gesloten overeenkomst

Artikel 12  

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

Artikel 13  

Voor de te verrichten werkzaamheden en diensten als bedoeld in artikel 13 worden de kosten in rekening gebracht conform de regels gesteld door het bestuur van de gemeente Rotterdam, als zijnde gericht op de archieven van de gemeente Rotterdam

Artikel 14  

De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 15  

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college van dijkgraaf en heemraden over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 16  

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 17  

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 18  

  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 19  

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van dijkgraaf en heemraden. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen, naar zijn oordeel, in het belang van een goed beheer getroffen moeten worden.

Artikel 20  

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college van dijkgraaf en heemraden een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 21  

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het college van dijkgraaf en heemraden betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 22  

De Archiefverordening Waterschap Hollandse Delta 2005, zoals vastgesteld in de vergadering van de Verenigde vergadering van 30 november 2006, wordt ingetrokken.

Artikel 23  

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking van het besluit.

Artikel 24  

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Waterschap Hollandse Delta 2013

Memorie van toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de verenigde vergadering te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

 

Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van dijkgraaf en heemraden draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

In hoofdstuk II is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats geregeld. Conform artikel 36 van de Archiefwet vindt deze plaats door de Verenigde Vergadering.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.

Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 37, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Voor zover de wet spreekt over ‘bestuur’ wordt bedoeld de verenigde vergadering. De in art. 1d bedoelde archivaris kan ook een streekarchivaris of directeur-archivaris van een RHC zijn.

 

Artikel 3

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.

 

Artikel 4

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 6

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

 

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 9, artikel 16 en artikel 22

De Verenigde Vergadering verneemt op die manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het nieuwe interbestuurlijk toezicht.

 

Artikel 10

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.

 

Artikel 14

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.

 

Artikel 18

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

 

Artikel 20

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.